Barrierefreie Office-Dokumente

Fast jedes unzugängliche PDF war vorher ein unzugängliches Word-Dokument. Wer die Barriere im Quelldokument beseitigt, spart sich die aufwendige Nacharbeit im PDF – und das ist keine Frage von Spezialwerkzeugen, sondern von fünf Gewohnheiten in Word, PowerPoint und Excel.

Das Wichtigste in Kürze

• Formatvorlagen statt Handformatierung ist der wichtigste Punkt überhaupt. Eine Überschrift, die nur größer und fett gemacht wurde, ist im Dokument keine Überschrift – und wird beim Export auch keine.
• Die Lesereihenfolge entscheidet, in welcher Folge ein Screenreader vorliest. In PowerPoint ist sie die Reihenfolge im Auswahlbereich, nicht die Anordnung auf der Folie.
• Alternativtexte gehören an jedes inhaltstragende Bild; dekorative Elemente werden ausdrücklich als dekorativ markiert. Beides bietet Office direkt an.
• Tabellen brauchen eine Kopfzeile und dürfen nicht zum Layouten benutzt werden. Verbundene Zellen machen sie für Hilfsmittel schwer bis unlesbar.
• Die eingebaute Barrierefreiheitsprüfung (in Microsoft 365 unter „Überprüfen“, in LibreOffice unter „Extras“) findet die mechanischen Fehler zuverlässig – nicht aber, ob ein Alternativtext sinnvoll ist.
• Beim PDF-Export ist entscheidend, dass die Dokumentstruktur mitgeschrieben wird. Der Weg über „Drucken → PDF“ verliert sie vollständig; korrekt ist der Export mit aktivierten Dokumentstrukturtags.
• Für öffentliche Stellen gilt die BITV 2.0 auch für Dokumente; für Unternehmen greift das BFSG, soweit die Dokumente Teil der erfassten Dienstleistung sind – etwa Rechnungen, Verträge und Formulare.

Warum das Quelldokument der richtige Ort ist

Ein PDF nachträglich barrierefrei zu machen heißt: Tags setzen, Lesereihenfolge korrigieren, Alternativtexte ergänzen, Tabellen auszeichnen – Handarbeit pro Dokument, mit einem Spezialwerkzeug, von jemandem, der es kann. Dasselbe Ergebnis entsteht im Quelldokument fast von selbst, wenn die Struktur stimmt.

Deshalb lohnt sich die Reihenfolge: erst die Vorlage, dann das Dokument, dann der Export. Wer eine barrierefreie Word-Vorlage einmal aufsetzt, produziert damit dauerhaft saubere PDFs. Wer sie nicht hat, repariert jedes PDF einzeln – siehe PDF-Barrierefreiheit.

Word: die fünf Punkte, die zählen

1. Formatvorlagen benutzen. „Überschrift 1“, „Überschrift 2“, „Standard“, „Liste“ – das ist die Struktur des Dokuments, aus der später die PDF-Tags entstehen. Genau eine Überschrift-1-Ebene je Dokument, keine Ebene überspringen; dieselbe Logik wie bei der Überschriften-Hierarchie im Web.

2. Echte Listen, echte Tabellen. Eine Aufzählung entsteht über die Listenfunktion, nicht über Bindestriche am Zeilenanfang. Eine Tabelle bekommt eine Kopfzeile (Tabellenentwurf → „Kopfzeile“) und die Einstellung, die Kopfzeile auf jeder Seite zu wiederholen. Tabellen zum Layouten sind die häufigste Ursache für unlesbare Dokumente.

3. Alternativtexte setzen. Rechtsklick auf ein Bild → „Alternativtext bearbeiten“. Was hineingehört, ist dasselbe wie im Web: die Information, nicht die Beschreibung des Aussehens – siehe Alt-Texte richtig schreiben. Dekoratives markierst du im selben Dialog als dekorativ.

4. Aussagekräftige Linktexte. Eine eingefügte URL wird als URL vorgelesen – Zeichen für Zeichen. Der Hyperlink-Dialog bietet ein Feld für den anzuzeigenden Text; dort gehört hin, wohin der Link führt.

5. Dokumenteigenschaften ausfüllen. Titel und Sprache stehen in den Dokumenteigenschaften und wandern in die PDF-Metadaten. Ohne Titel zeigt ein PDF-Betrachter den Dateinamen an; ohne Sprachangabe liest der Screenreader mit falscher Aussprache – dieselbe Wirkung wie ein fehlendes lang-Attribut im Web.

Zwei Dinge, die man zusätzlich lassen sollte: Textfelder und frei positionierte Grafikelemente. Beide stehen außerhalb des Textflusses und landen in der Lesereihenfolge an unvorhersehbarer Stelle.

PowerPoint: Lesereihenfolge und Folientitel

Präsentationen sind der schwierigste der drei Fälle, weil auf einer Folie fast alles frei positioniert ist.

Jede Folie braucht einen Titel. Er ist die Sprungmarke, mit der ein Screenreader zwischen Folien navigiert – vergleichbar mit Überschriften auf einer Website. Soll der Titel nicht sichtbar sein, verschiebe ihn aus dem sichtbaren Bereich oder blende ihn über den Auswahlbereich aus; lösche ihn nicht.

Benutze die Folienlayouts. Elemente aus einem Layout haben eine definierte Rolle und eine definierte Position in der Lesereihenfolge. Frei eingefügte Textfelder haben das nicht.

Prüfe die Lesereihenfolge. In den neueren Office-Versionen gibt es dafür einen eigenen Bereich; ansonsten zeigt der Auswahlbereich („Start → Anordnen → Auswahlbereich“) die Reihenfolge, in der vorgelesen wird. Sie entspricht nicht der optischen Anordnung – das ist der häufigste Befund in Präsentationen.

Denke an die Videos. Eingebettete Videos brauchen Untertitel, genau wie im Web: Untertitel, Transkripte & Audiodeskription.

Achte auf Kontrast. Die Standardpaletten vieler Vorlagen fallen bei kleinen Schriftgrößen durch. Die Werte sind dieselben wie im Web – nachzulesen unter Farbkontraste.

Excel: Struktur in Zahlen

Ein Blatt, eine Tabelle. Mehrere Datenbereiche auf einem Arbeitsblatt sind für Hilfsmittel schwer zu trennen. Wenn es sich vermeiden lässt: eigenes Blatt.

Formatiere den Bereich als Tabelle (Einfügen → Tabelle) und aktiviere die Überschriftenzeile. Damit ist die Kopfzeile programmatisch bestimmt, nicht nur fett.

Benenne die Arbeitsblätter. „Tabelle1“ sagt nichts; „Umsatz 2026“ ist eine Sprungmarke.

Verzichte auf verbundene Zellen. Sie sind die häufigste Ursache dafür, dass ein Screenreader die Zuordnung von Wert und Überschrift verliert.

Transportiere Bedeutung nicht nur über Farbe. Eine rot eingefärbte Zelle ist für viele Menschen keine Information – dieselbe Regel wie 1.4.1 Benutzung von Farbe im Web. Ein zusätzliches Zeichen oder eine Spalte mit Klartext löst das.

Gib Diagrammen eine Textalternative. Ein Diagramm ohne beschreibenden Text ist wie ein Bild ohne Alt-Text; die zugrunde liegende Datentabelle sollte erreichbar bleiben. Wie man das im Web löst, steht unter Barrierefreie Diagramme.

Der Export: getaggtes PDF statt Ausdruck

Hier gehen die meisten guten Dokumente kaputt. Zwei Wege führen zu einem PDF, und nur einer erhält die Struktur:

• Falsch: „Drucken → Als PDF sichern“. Das erzeugt ein Abbild. Überschriften, Listen, Tabellen und Alternativtexte sind verloren; übrig bleibt Text auf Papier.
• Richtig: „Speichern unter“ oder „Exportieren“ mit aktivierter Option für Dokumentstrukturtags. In Word heißt sie „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“, in LibreOffice „PDF/UA (Universal Accessibility)“ beziehungsweise „Verweise und Struktur exportieren“.

Am Mac ist der Unterschied besonders leicht zu übersehen, weil der Systemdialog „Als PDF sichern“ sehr prominent ist. Er erzeugt kein getaggtes PDF.

Ob der Export funktioniert hat, prüfst du am Ergebnis – nicht am Gefühl. Die Prüfmöglichkeiten stehen unter PDF-Barrierefreiheit.

So prüfst du ein Dokument

1. Barrierefreiheitsprüfung starten (Microsoft 365: „Überprüfen → Barrierefreiheit prüfen“; LibreOffice: „Extras → Barrierefreiheitsprüfung“) und die Befunde abarbeiten.
2. Navigationsbereich öffnen (Word) beziehungsweise Gliederungsansicht (PowerPoint). Ergibt die Überschriften- respektive Folientitelfolge ein Inhaltsverzeichnis?
3. Mit Tab durch das Dokument gehen, wenn es Formularfelder enthält.
4. Alternativtexte stichprobenartig lesen – trägt der Text die Information des Bildes, oder steht dort der Dateiname?
5. In PDF exportieren und die Struktur gegenprüfen: Zeigt der PDF-Betrachter ein Lesezeichen- oder Tag-Gerüst? Lässt sich Text markieren und kopieren?
6. Eine Seite mit einem Screenreader anhören. Fünf Minuten mit NVDA oder VoiceOver sagen mehr als jede Prüfliste.

Häufiger Fehler in der Praxis

Überschriften von Hand formatiert. Größer, fett, blau – und trotzdem keine Überschrift. Das ist der mit Abstand häufigste Befund und die Ursache dafür, dass ein PDF später komplett neu getaggt werden muss.

Das Dokument als Bild gescannt. Ein eingescanntes Formular ist ein Foto von Text. Ohne Texterkennung ist es für Hilfsmittel vollständig leer – und eine Texterkennung allein erzeugt noch keine Struktur.

Leerzeilen als Abstand. Fünf leere Absätze zwischen zwei Kapiteln werden fünfmal als „leer“ angesagt. Abstand gehört in die Formatvorlage.

Layout-Tabellen. Ein zweispaltiges Layout aus einer Tabelle liest ein Screenreader zellenweise vor – die Information zerfällt. Für Layout gibt es Spalten, nicht Tabellen.

Am Ende doch „Drucken → PDF“. Die sorgfältigste Dokumentarbeit ist mit diesem einen Klick verloren.

Häufige Fragen

Muss ich alle alten Dokumente nacharbeiten?

Das hängt vom Rechtsstrang ab. Öffentliche Stellen müssen Dokumente barrierefrei anbieten, die nach den maßgeblichen Stichtagen veröffentlicht wurden; für Altbestände gibt es Übergangsregeln, und Archivinhalte sind teils ausgenommen. Der pragmatische Weg ist in beiden Fällen derselbe: künftige Dokumente sauber erstellen, häufig abgerufene Altdokumente nacharbeiten, den Rest in der Barrierefreiheitserklärung benennen.

Ist ein Word-Dokument barrierefreier als ein PDF?

Nicht grundsätzlich – aber es ist leichter anpassbar. Wer eine eigene Schriftgröße oder ein eigenes Farbschema braucht, kommt mit einem Word-Dokument oft weiter als mit einem festen PDF-Layout. Für die Veröffentlichung im Web ist trotzdem meist HTML die beste Wahl, weil es sich an jede Fenstergröße anpasst.

Reicht die eingebaute Barrierefreiheitsprüfung von Office?

Für die mechanischen Fehler ja: fehlende Alternativtexte, fehlende Tabellenköpfe, fehlende Folientitel, schwache Kontraste. Sie kann nicht beurteilen, ob ein Alternativtext die richtige Information trägt oder ob die Lesereihenfolge sinnvoll ist. Dieselbe Grenze wie bei automatischen Werkzeugen im Web – siehe Prüfwerkzeuge im Vergleich.

Was ist PDF/UA?

Ein ISO-Standard (ISO 14289) für barrierefreie PDF-Dokumente. Er beschreibt, wie ein PDF getaggt sein muss, damit Hilfsmittel Struktur, Lesereihenfolge und Alternativtexte auswerten können. LibreOffice bietet den Export direkt an; in Word entsteht ein getaggtes PDF über die Option für Dokumentstrukturtags.

Gilt das BFSG auch für meine Rechnungen und AGB?

Soweit sie Teil der erfassten Dienstleistung sind, ja – das Gesetz erfasst auch die Informationen zur Dienstleistung. Praktisch heißt das: Wenn Vertrag, Rechnung oder Formular Teil des Kaufvorgangs sind, gehören sie in die Betrachtung. Ob dein Angebot überhaupt erfasst ist, klärt der BFSG-Schnelltest.

Verwandte Themen

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• Pflichten öffentlicher Stellen – wo Dokumente ausdrücklich mitgemeint sind

Quellen

• Barrierefreie Word-Dokumente gestalten (Microsoft – Formatvorlagen, Alternativtexte, Export)
• BITV 2.0 (Verordnungstext – Geltung für elektronisch veröffentlichte Dokumente)
• ISO 14289-1 (PDF/UA) (ISO – Standard für barrierefreie PDF-Dokumente)
• Understanding WCAG 2.2 (W3C – die Erfolgskriterien, die auch für Dokumente sinngemäß gelten)