Pflichten öffentlicher Stellen im Überblick

Öffentliche Stellen müssen fünf Dinge leisten: Websites, Apps, Intranets und elektronische Verwaltungsabläufe barrierefrei anbieten, eine Erklärung zur Barrierefreiheit veröffentlichen, einen Feedback-Mechanismus betreiben, zentrale Inhalte in Deutscher Gebärdensprache und Leichter Sprache bereitstellen und an der Überwachung mitwirken. Alle zugehörigen Fristen sind seit dem 23. Juni 2021 abgelaufen – es gibt keine Schonfrist mehr, sondern nur noch bestehende Pflichten.

Das Wichtigste in Kürze

• Rechtsgrundlage sind die EU-Richtlinie 2016/2102, für Bundesstellen die §§ 12a–12d BGG mit der BITV 2.0, für alle anderen das jeweilige Landesrecht.
• Technischer Maßstab ist die EN 301 549, für Web-Inhalte also WCAG auf Stufe AA – Stand Juli 2026 in der Fassung WCAG 2.1 AA.
• Die drei Fristen: 23.09.2019 für Websites, die nach dem 23.09.2018 veröffentlicht wurden; 23.09.2020 für alle älteren; 23.06.2021 für mobile Anwendungen sowie Intranets und Extranets.
• Die Erklärung zur Barrierefreiheit muss von jeder Seite erreichbar sein, dem EU-Muster folgen, nicht barrierefreie Inhalte samt Gründen benennen und jährlich aktualisiert werden (§ 7 BITV 2.0).
• Der Feedback-Mechanismus muss „unmittelbar zugänglich und einfach zu benutzen“ sein; Nutzer können Barrieren melden und nicht zugängliche Inhalte in zugänglicher Form anfordern.
• Gebärdensprache und Leichte Sprache sind die deutsche Besonderheit über die WCAG hinaus (§ 4 BITV 2.0) – mit konkreten technischen Vorgaben in Anlage 2.
• Dokumente zählen mit. Ein nicht getaggtes PDF-Formular ist einer der häufigsten Befunde in Überwachungsberichten.
• Die Ausnahme „unverhältnismäßige Belastung“ existiert, verlangt aber eine dokumentierte Abwägung und muss in der Erklärung stehen. Zeitmangel oder fehlendes Know-how zählen ausdrücklich nicht.

Kein Rechtsrat. Diese Übersicht ordnet die Pflichten aus der Praxis ein und ersetzt keine rechtliche Beratung. Im Zweifel hilft die Rechtsabteilung oder die zuständige Landesstelle.

Die fünf Kernpflichten

1. Inhalte barrierefrei machen

Erfasst sind Websites, mobile Apps, neue oder grundlegend überarbeitete Intranets und Extranets sowie elektronisch unterstützte Verwaltungsabläufe – einschließlich der grafischen Programmoberflächen, mit denen Beschäftigte arbeiten.

Der Maßstab ist die EN 301 549; für Web-Inhalte heißt das WCAG auf Stufe AA, Kriterium für Kriterium nachlesbar in der Referenz. § 3 BITV 2.0 ergänzt zwei Punkte, die man leicht überliest: Wo die Norm nichts vorgibt, gilt der Stand der Technik, und bei zentralen Navigations- und Interaktionselementen soll ein „höchstmögliches Maß an Barrierefreiheit angestrebt“ werden – also mehr als das Minimum.

Dokumente zählen mit. Ein nicht getaggtes PDF-Formular ist einer der häufigsten Befunde überhaupt, und es ist zugleich der teuerste: Ein PDF nachträglich zu taggen kostet mehr als das Formular gleich als HTML zu bauen.

2. Erklärung zur Barrierefreiheit veröffentlichen

Sie muss von jeder Seite der Website erreichbar sein (üblich: im Footer), in einem barrierefreien und maschinenlesbaren Format vorliegen und dem EU-Muster folgen. Inhaltlich verlangt § 7 BITV 2.0 „umfassende, detaillierte und klar verständliche Angaben“ zur Vereinbarkeit mit den Anforderungen.

Der Teil, der am häufigsten fehlt, ist die Liste der nicht barrierefreien Inhalte samt Begründung und geplantem Abhilfedatum. Eine Erklärung, die pauschal „vollständig barrierefrei“ behauptet, ist bei einer Stichprobe schneller widerlegt als eine, die drei bekannte Lücken mit Zeitplan benennt – und sie wirkt in einem Schlichtungsverfahren deutlich schlechter.

Aktualisierungspflicht: jährlich, zusätzlich bei jeder wesentlichen Änderung. Aufbau und Formulierungen stehen unter Barrierefreiheitserklärung erstellen, ausfüllfertig in der Muster-Vorlage.

3. Feedback-Mechanismus betreiben

Der Wortlaut ist präziser, als er meist umgesetzt wird: Der Mechanismus muss „unmittelbar zugänglich und einfach zu benutzen“ sein, und er deckt zwei Anliegen ab – Barrieren melden und nicht zugängliche Inhalte in zugänglicher Form anfordern. Der zweite Teil fehlt in den meisten Formularen, die ich sehe.

Da hakt’s in der Praxis fast immer: Der Kanal existiert, aber niemand ist zuständig, es gibt keine Antwortfrist und keine Nachverfolgung. Eine unbeantwortete Meldung ist der kürzeste Weg zur Schlichtungsstelle nach § 16 BGG – und die Schlichtung ist für die meldende Person kostenlos.

4. Gebärdensprache und Leichte Sprache

Diese Pflicht kennt die WCAG nicht, und kein automatisches Prüfwerkzeug findet sie. § 4 BITV 2.0 verlangt auf der Startseite Erläuterungen in Deutscher Gebärdensprache und in Leichter Sprache – zu den wesentlichen Inhalten, zur Navigation und zur Erklärung zur Barrierefreiheit selbst.

Anlage 2 der BITV wird dabei sehr konkret:

Das ist der Posten, der am meisten kostet, weil ein DGS-Video eine Produktion ist und keine CSS-Änderung. Es lohnt sich, ihn früh im Budget zu haben – und zu prüfen, ob das eigene Land denselben Umfang verlangt wie der Bund, denn hier weichen die Landesregelungen tatsächlich voneinander ab.

5. An der Überwachung mitwirken

Die Überwachungsstellen prüfen periodisch per Stichprobe (§ 8 BITV 2.0) und berichten der EU-Kommission (§ 9). Auf Bundesebene ist das die Bundesfachstelle für Barrierefreiheit, in den Ländern die jeweils benannte Landesstelle. Befunde sind zu beheben und die Erklärung entsprechend fortzuschreiben.

Praktisch heißt das: Es sollte intern jemanden geben, der zuständig ist – mit Namen, nicht als Rolle in einem Organigramm. Prüfberichte, Maßnahmenpläne und Erledigungsvermerke gehören aufbewahrt. Wer nachweisen kann, dass er systematisch arbeitet, steht in jedem Verfahren besser da als jemand mit einer perfekten Momentaufnahme ohne Historie.

Die Ausnahme, die keine Generalklausel ist

§ 12a Abs. 6 BGG erlaubt, von der barrierefreien Gestaltung abzusehen, wenn sie eine unverhältnismäßige Belastung darstellen würde. Diese Ausnahme wird oft als Ausweg gelesen; sie ist keiner.

Drei Bedingungen hängen daran:

• Die Abwägung muss dokumentiert sein – Aufwand gegenüber Nutzen für Menschen mit Behinderungen, bezogen auf Größe und Mittel der Stelle.
• Sie muss in der Erklärung zur Barrierefreiheit stehen, mit Begründung und einem Hinweis auf zugängliche Alternativen.
• Sie ist inhaltsbezogen, nicht pauschal. Ein einzelnes Archiv-PDF kann unverhältnismäßig sein, eine ganze Website nie.

Ausdrücklich nicht als Begründung taugen: fehlende Zeit, fehlendes Wissen, fehlende Priorität oder dass die Website „bald ohnehin neu gemacht wird“.

Der Fahrplan, der sich bewährt hat

1. Bestandsaufnahme. Selbst-Test der wichtigsten Seiten und Abläufe: automatisches Werkzeug, dann Tastaturdurchlauf, dann Stichprobe mit NVDA. Parallel Dokumente und Videos inventarisieren – meist die unangenehmere Überraschung.
2. Nach Nutzung priorisieren. Die meistbesuchten Dienste zuerst: Terminvergabe, Formularstrecken, Bürgerservices. Die Startseite ist selten das Problem.
3. Vorgänge statt Einzelseiten prüfen. Die WCAG verlangt Konformität für vollständige Prozesse – ein barrierefreies Formular mit unzugänglicher Bestätigungsseite zählt nicht.
4. Beheben und verankern. Komponenten systematisch reparieren, Redaktion schulen für Alt-Texte, Überschriften und Dokumente.
5. Erklärung veröffentlichen – mit benannten Lücken und Fahrplan, nicht mit einer Pauschalbehauptung.
6. Feedback-Kanal einrichten, Zuständigkeit und Antwortfrist festlegen, eingehende Meldungen dokumentieren.
7. Jährlich wiederholen: Retest, Erklärung aktualisieren, neue Inhalte prüfen.

Randnotiz – Beschaffung ist der halbe Job. Die meisten Barrieren werden eingekauft: CMS-Themes, Formular-Baukästen, Fachverfahren, Video-Plattformen. Das EU-Vergaberecht verlangt bereits, bei technischen Spezifikationen Zugänglichkeitskriterien zu berücksichtigen – wer EN 301 549 und WCAG AA in jede Ausschreibung schreibt und sich Konformität belegen lässt, spart sich das teure Nachbessern im eigenen Haus. Barrierefreiheit gehört in die Vergabekriterien, nicht in die Abnahme-Überraschung.

Häufiger Fehler in der Praxis

Die Erklärung als Textbaustein behandeln. Sie ist das Dokument, das bei jeder Prüfung zuerst angesehen wird – öffentlich, datiert, ohne Aufwand von außen kontrollierbar. Ein Stand von 2021 in der Fußzeile ist der erste Befund.

Den Feedback-Kanal ohne Prozess betreiben. Ein Formular, das in ein Sammelpostfach läuft, erfüllt die Vorschrift dem Buchstaben nach und scheitert an der ersten echten Meldung.

Overlay-Widgets für eine Lösung halten. Sie beheben die Ursachen im Markup nicht und ersetzen weder Prüfung noch Erklärung. In Überwachungs- und BITV-Tests fallen die Befunde trotzdem an – mehr dazu bei den Tools.

Nur die Website prüfen. Apps, Intranet, Fachverfahren, PDF-Formulare und Ausschreibungsunterlagen gehören dazu. Das Intranet trifft dabei die eigenen Beschäftigten – darunter jene, die wegen einer Behinderung auf Barrierefreiheit angewiesen sind.

Gebärdensprache und Leichte Sprache übersehen. Sie stehen in keiner WCAG-Checkliste und in keinem automatischen Bericht. Wer nur nach WCAG AA prüft und abhakt, hat Pflicht Nummer vier zuverlässig nicht auf dem Schirm.

Häufige Fragen

Wir sind eine kleine Kommune – gilt das alles auch für uns?

Ja, über das jeweilige Landesrecht; die Pflichtenstruktur ist dieselbe. Kleine Träger profitieren besonders vom Beschaffungshebel: barrierefreie Standardlösungen einkaufen statt Sonderwege pflegen. Die Größe der Stelle spielt nur bei der Verhältnismäßigkeitsprüfung eine Rolle – und dann inhaltsbezogen, nicht pauschal.

Reicht ein Overlay-Widget, um „konform“ zu werden?

Nein. Overlays legen eine Schicht über bestehende Fehler, statt sie zu beheben. Der Accessibility Tree bleibt kaputt, die Befunde bleiben, und die Erklärung zur Barrierefreiheit wird dadurch nicht richtiger. Mehrere europäische Überwachungsstellen haben Overlays inzwischen ausdrücklich als ungeeignet bezeichnet.

Was ist mit den Social-Media-Auftritten der Behörde?

Die Plattform selbst liegt außerhalb der eigenen Kontrolle, die eigenen Inhalte nicht: Untertitel für Videos, Alt-Texte für Bilder, und wesentliche Informationen zusätzlich auf der eigenen, barrierefreien Website bereitstellen. Wer nur auf einer Plattform informiert, macht die Information von deren Zugänglichkeit abhängig.

Müssen alte PDF-Archive nachträglich barrierefrei gemacht werden?

Archivierte Dokumente, die weder aktualisiert noch für laufende Verwaltungsvorgänge benötigt werden, sind vom Anwendungsbereich ausgenommen. Alles, was noch gebraucht wird – Formulare, Satzungen, Merkblätter –, fällt darunter. Die Abgrenzung sollte dokumentiert sein, weil sie in der Erklärung erscheint.

Wie oft muss die Erklärung aktualisiert werden?

Jährlich, plus bei jeder wesentlichen Änderung der Website oder App. „Wesentlich“ ist zum Beispiel ein Relaunch, ein neues CMS oder ein neuer Online-Dienst. Ein Wiedervorlage-Termin im Kalender löst das Problem für die nächsten Jahre.

Wer prüft eigentlich – und was passiert dann?

Die Überwachungsstelle des Bundes oder des Landes, per Stichprobe. Ein Befund führt zunächst zu einer Rückmeldung und einer Frist, nicht zu einer Sanktion. Parallel dazu können Nutzer über den Feedback-Weg und danach über die Schlichtungsstelle vorgehen – das ist in der Praxis der Weg, der häufiger etwas auslöst.

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Quellen

• Richtlinie (EU) 2016/2102 – EU-Grundlage mit den drei Fristen
• BGG – §§ 12a–12d (Pflicht, Erklärung, Bericht, Verordnungsermächtigung) und § 16 (Schlichtung)
• BITV 2.0 – § 3 Standards, § 4 und Anlage 2 Gebärden- und Leichte Sprache, § 7 Erklärung und Feedback, §§ 8–9 Überwachung
• Bundesfachstelle Barrierefreiheit: FAQ zur EU-Webseitenrichtlinie (Auslegung von Fristen und Anwendungsbereich)
• EN 301 549 V3.2.1 (technische Norm, PDF)